Après la fusion des Pôles « Gouvernance » et « Organisation du Système d’Information », la Vice-présidence chargée de la « Gouvernance et du Système d’Information » se positionne au cœur de la transformation digitale prônée dans le PDU, et dont la transversalité aboutira vers un système d’information intégré. Dans ce contexte, ce dernier s’adaptera mieux aux mutations que connaît l’université dans ses moindres détails. Il permettra à terme de répondre à l’ensemble des besoins prônés par toutes les parties prenantes, tant au niveau stratégique, opérationnel et tactique.

Suite à cette fusion, la VP-GSI est déclinée selon les 5 services suivants, conformément au Projet de Développement Universitaire :

orga-gsi

Les missions de chacun des services se déclinent selon le schéma suivant :

missions-gsi

La méthodologie de travail basée sur l’approche par gestion de projet permet à toute personne d’être membre de plusieurs projets à la fois, et d’être ainsi active dans plusieurs services. L’effectif global du département aujourd’hui est de 15 personnes, réparties entre 2 sites (4 sur Agdal et 11 sur Irfane). Etant donnés les enjeux de la transformation digitale, il s’avère nécessaire d’assurer des formations ciblées au profit des membres de l’équipe, sur les technologies de pointe en rapport avec les projets en cours. Ceci permettra de renforcer leur savoir-faire.

Le Système d’Information constitue un enjeu majeur pour l’Université. Il en est le cœur battant qui, placé dans un cadre de gouvernance, permet de garantir un fonctionnement efficace et efficient de l’ensemble des processus métier, pris chacun dans leur contexte. La Gouvernance et le Système d’Information sont donc au centre des préoccupations du PDU, dont l’objectif ultime consiste à faire évoluer le « système d’information » vers un « système d’information intégré », intégrant les prémices d’une gouvernance ayant assimilé les enjeux de la transformation digitale. La méthodologie de travail suivie a consisté à définir tout d’abord le cadre de travail associé à notre démarche, qui se base sur :

- Le schéma Directeur du Système d’Information, validé par Conseil d’Université en 2015.

- Les chartes numériques de l’Université, validées par le Conseil d’Université du 29 décembre 2016

- La Gouvernance, à travers la mise en place de processus métier basés sur des manuels de procédures, ainsi que la continuation des projets relevant du pôle Gouvernance du mandat précédent

- La transformation digitale de l’Université, qui se veut orientée vers les services digitaux aux usagers

- Le projet de « smart university » sur lequel toutes les composantes de notre université sont engagées, sans exception, et qui permettra d’en faire un usage opportun par tous ses usagers : étudiants, enseignants chercheurs, corps administratif et technique.

La vision prônée s’est fixé comme objectif prioritaire le Pilotage par les PKI, qui se base non seulement sur le guide pratique des indicateurs de performance, publié en septembre 2019 (mais élaboré lors du mandat précédent par la VP-Gouvernance), mais également des principaux indicateurs utilisés par les organismes de ranking internationaux des universités. Les PKI retenues constitueront ainsi les principaux éléments sur lesquels se basera le système d’information intégré de l’Université.

Cette approche orientée PKI aboutira à un découpage fonctionnel du SI, donnant lieu à l’identification des modules et services au profit de l’étudiant essentiellement.

L’environnement de travail préconisé, ainsi que les bases de données et outils utilisés devraient respecter les principes de cohérence, d’interopérabilité, et de sécurité. Les choix liés à la Sécurité Informatique seront effectués dans le respect des lois et règlementations en vigueur, notamment la « Directive Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information », émanant de la « Direction Générale de la Sécurité des Systèmes d’Information ».

Les contraintes au niveau du réseau et de l’infrastructure seront celles du réseau de campus reliant l’ensemble des sites de l’Université, et comptant plus de 25 sites.

L’Université Mohammed V de Rabat, dans une perspective d’évolution vers une intégration structurée de l’environnement socioéconomique sur le plan régional et international, a choisi de focaliser ses actions pour favoriser l’attractivité, optimiser les moyens et améliorer son mode de gestion en adoptant une politique basée sur la démarche qualité. Le besoin de la mise en place d’outils adaptés pour l’amélioration du pilotage stratégique et le suivi des activités de l’Université, inspirés des pratiques internationales européennes et nord-américaines, a abouti à la proposition d’un ensemble d’indicateurs permettant d’apprécier et mesurer les performances de notre université par rapport à ses pratiques dans les divers champs d’activités.

Ainsi, notre priorité dans le processus de transformation et d’amélioration du système d’information actuel a été de mettre en exergue les indicateurs clé de performance de l’Université (PKI). Ce système d’information « piloté par les PKI », reprend d’une part les indicateurs de performance élaborés par la VP chargée de la Gouvernance en 2016-2018, et la complète par les indicateurs pertinents d’usage dans les classements internationaux (THE, Webometrics, etc.), lorsqu’ils s’y apprêtent :

- Les premiers répondent aux exigences de qualité, d’efficacité, et d’optimisation, dans la perspective de se doter d’un système efficace de contrôle de gestion. Ils permettront d’accompagner l’université en passant d’un pilotage stratégique vers un pilotage opérationnel des activités en cohérence avec la stratégie.

- Les seconds reprennent tous les indicateurs clé utilisés par les organismes de classement mondial internationaux, et qui ont fait leur preuve et démontrer leur pertinence à travers les classements auxquels ils se réfèrent.

Ces indicateurs (PKI) permettent à terme de donner une indication chiffrée pour aider à la décision. En effet, «On ne maîtrise bien que ce qu’on peut mesurer», et «On décide mieux sur la base de ce qu’on a mesuré». Ils sont destinés à aux services internes à l’Université, pour leur propre usage, afin de faciliter l’organisation et le pilotage de ses activités, mais également pour la chaîne hiérarchique.

Le rôle et la place des indicateurs dans la démarche stratégique et de pilotage ne sont plus à démontrer, puisqu’un bon indicateur s’inscrit dans une stratégie issue d’une réflexion conduite en amont. Un indicateur pertinent est durable, contextualisé (adapté aux besoins des décideurs), facile à interpréter, à construire et à produire, et dispose d’un responsable identifié, en ce qui concerne notamment sa construction, sa surveillance, et son ajustement. La mise en place d’un système d’information intégré constitue une garantie quant à la réussite d’une telle démarche, dont l’aboutissement ultime sera donc de proposer un tableau de bord stratégique de l’Université. Il sera modulaire et suivra le découpage métier suivant :

- Secrétariat général – Finances

- Secrétariat général – RH

- Affaires académiques et pédagogiques

- Vie étudiante

- Recherche, innovation et partenariat

- Coopération internationale

- Gouvernance et Système d’Information

- Bibliothèque et Ressources Electroniques

- Communication